Connecting...

Role

Treasurer on Board of Trustees

  • Location

    Cardiff

  • Sector:

    Arts & Culture

  • Contact:

    Alex Butler

  • Contact email:

    alex@ffotogallery.org

  • Role ref:

    Treasurer

  • Published:

    about 1 month ago

  • Expiry date:

    16-11-2020

  • Client:

    Ffotogallery Wales

Since its formation in 1978, Ffotogallery has been at the forefront of new developments in photography and lens-based media in Wales and beyond, encouraging public understanding of and deeper engagement with photography and its value to society.
The scope of our current activities is broad, and includes;
• Exhibitions, print and online publishing activities and projects that reflect the evolution of the photographic medium and its role in the world
• Commissioning and exhibiting the work of new and established artists and cross-disciplinary practice that responds to the evolving nature of the medium
• Establishing and running the biennial Diffusion: Cardiff International Festival of
Photography (www.diffusionfestival.co.uk)
• Developing learning resources, organising talks and events, courses and workshops to
support practice, knowledge exchange and appreciation
• Providing a creative studio and digital workspace for creative practitioners, collaborating groups and visiting international artists
• Preserving existing and producing new archival materials and establishing a new library to make them publicly accessible
• Internships, volunteering and skills development opportunities across the range of the
organisation's work

In the summer of 2019 - shortly after celebrating our 40th anniversary - Ffotogallery
completed its move to a new home in Cathays, Cardiff. Our ambition is to create a dynamic new focal point for photographers, artists and all those with an interest in and passion for photography. We see this move as the beginning of an exciting and transformational period in our history - and the current pandemic has only strengthened our resolve to develop and deliver an ambitious and impactful programmes to the widest possible audience.

In order to complete this work we have been looking to strengthen our Board, and we now wish to appoint a treasurer to help shape and sharpen our financial strategies. We are looking for an individual who can help us deliver a new, long-term strategic vision for the organisation as we seek to develop a business model that restores the organisation to a resilient position, fulfils its potential and enables its free reserves to grow.

The company is run by a small team, headed by Director, David Drake. We work regularly with photographers, artists and creative practitioners as well as with a broad range of partner organisations to deliver the full range of our work.
Ffotogallery is a not for profit company limited by guarantee and a registered charity, in
receipt of annual funding from the Arts Council of Wales, and project funding from a variety of national and international sources.
For more information about us, our activities, please visit the Ffotogallery website at
www.ffotogallery.org

The responsibilities of trustees and the treasurer

It is the responsibility of all trustees to ensure that the charity is carrying out the purposes for which it is set up. This means that trustees should:
● Ensure that they understand the charity’s purpose as set out in its governing document
● Plan what the charity will do, and what they want it to achieve
● Be able to explain how all the charity’s activities are intended to further or support its
purposes
● Understand how the charity benefits the public by carrying out its purposes
● Make sure that the charity complies with its governing document and charity law
requirements

All trustees are expected to act responsibly, reasonably and exercise sound judgment in
managing the charity’s assets, avoiding risk and reputational damage and ensuring
accountability when tasks and decision-making is delegated to staff or volunteers.

The treasurer is a trustee with a specific role on the board. The treasurer is elected or appointed to this role as set out in the charity’s governing document. The treasurer can only take on specific duties if they have been authorised to do so by the Board.

Generally, the treasurer helps trustees carry out their financial responsibilities. They might do this by:
● presenting financial reports to the board in a format that helps the board understand the charity’s financial position
● advising the board on how to carry out its financial responsibilities
● liaising with the Director and professional advisors
● overseeing the preparation and scrutiny of annual accounts
● ensuring that proper accounting records are kept, and financial resources are properly
invested and economically spent
● chairing any finance sub-groups and reporting back to the Board

What qualities are we looking for?

• A strong financial background (preferably an accountancy qualification).
• A commitment to the organisation and its aims, and to our partners and communities we service.
• A willingness to devote the necessary time and effort.
• Good, independent judgment and strategic vision.
• An ability to think creatively.
• A willingness to speak their mind.
• An understanding and acceptance of the legal duties, responsibilities and liabilities of
trusteeship.
• An ability to work effectively as a member of a team.

What does the role involve? 

Our board of Trustees meets four to six times per year (including an Annual General Meeting), either in Cardiff or via video conference. Each meeting is approximately 2 hours.

We also have an annual Board Away Day. These meetings may require additional time for preparatory reading supporting documents for presentation.
There will also be opportunities to attend a range of events at our main gallery and at other locations linked to our partnership working. You will also be encouraged to spread the word amongst your own networks, to help ensure that our work reaches as far and wide as possible.
Ffotogallery is able to cover out-of-pocket expenses for trustees.
Trustees are elected to serve for a three year period. At every AGM those who have served three years shall retire from office or stand for re- election. Trustees can serve for a maximum of period of three terms (ie 9 years).

What difference will you make?

Board members play an important role in ensuring good governance for the organisation, as well as being ambassadors for the work of the organisation and for photography in Wales.

Ffotogallery is an established visual arts organisation, with a strong track record in delivering exciting and engaging programmes in photography and lens-based media. We are entering an exciting - and no doubt challenging - period in our history and this is an excellent opportunity to have an influence on shaping the vision and strategy of over the next few years.

We are looking for committed individuals who will be able to contribute to the long-term
success of Ffotogallery. We also wish to build a diverse Board of Trustees that reflects the communities in which it works. Diversity can encompass a wide variety of characteristics including age, gender, ethnicity, disability, sexuality, religion, nationality, experience and skills. We welcome applications from individuals from all backgrounds and would particularly encourage applications from disabled or Black, Asian and Minority Ethnic candidates.

Before you apply

Please submit a CV and covering note outlining your interest in the role and any relevant
experience you have. The deadline for all applications is 30th October at 5pm.

--

Ers ffurfio Ffotogallery yn 1978, mae’r cwmni wedi bod ar flaen y gad o ran y datblygiadau newydd mewn ffotograffiaeth a chyfryngau’r lens yng Nghymru a thu hwnt, gan annog dealltwriaeth ymysg y cyhoedd ac ymgysylltiad dyfnach â ffotograffiaeth a’i werth i gymdeithas.

Mae cwmpas ein gweithgareddau presennol yn eang, ac yn cynnwys;
• Arddangosfeydd, gweithgareddau a phrosiectau cyhoeddi mewn print ac ar-lein sy’n
adlewyrchu esblygiad y cyfrwng ffotograffig a’i rôl yn y byd
• Comisiynu ac arddangos gwaith artistiaid newydd a sefydledig ac arferion traws-
ddisgyblaethol sy’n ymateb i natur esblygol y cyfrwng
• Sefydlu a rhedeg yr ŵyl ddwyflynyddol Diffusion: Gŵyl Ffotograffiaeth Ryngwladol Caerdydd (www.diffusionfestival.co.uk)
• Datblygu adnoddau dysgu, trefnu sgyrsiau a digwyddiadau, cyrsiau a gweithdai i gefnogi arferion a chyfnewidiad a gwerthfawrogiad gwybodaeth
• Darparu stiwdio greadigol a man gweithio digidol i ymarferwyr creadigol, grwpiau sy’n
cydweithio ac artistiaid rhyngwladol sy’n ymweld
• Gofalu am y deunyddiau archif presennol a chynhyrchu rhai newydd a sefydlu llyfrgell newydd lle gall y cyhoedd eu gweld
• Interniaethau a chyfleoedd i ddatblygu sgiliau a gwirfoddoli ar draws yr ystod gyfan o waith y sefydliad

Yn haf 2019 – yn fuan ar ôl dathlu ein 40fed pen-blwydd – symudodd Ffotogallery yn derfynol i’w gartref newydd yn Cathays, Caerdydd. Ein huchelgais yw creu man canolog newydd dynamig i ffotograffwyr, artistiaid a phawb sydd â diddordeb mewn ffotograffiaeth ac sy’n frwdfrydig amdano. Rydym yn ystyried y symudiad hwn yn gychwyniad cyfnod cyffrous a gweddnewidiol yn ein hanes - ac mae’r pandemig presennol wedi cryfhau ein penderfynoldeb ymhellach i ddatblygu a darparu rhaglen uchelgeisiol ac effeithiol i’r gynulleidfa ehangaf bosibl.

I gwblhau’r gwaith hwn rydym wedi bod yn gweithio i gryfhau ein Bwrdd, ac yn awr rydym eisiau penodi trysorydd i’n helpu i siapio a hogi ein strategaethau ariannol. Rydym yn chwilio am unigolyn fydd yn gallu ein helpu i gyflawni gweledigaeth strategol dymor hir newydd i’r sefydliad wrth i ni geisio datblygu model busnes sy’n adfer y sefydliad i safle cryf, yn cyflawni ei botensial ac yn galluogi i’w gronfeydd rhydd dyfu.

Rhedir y cwmni gan dîm bychan, dan arweiniad y Cyfarwyddwr, David Drake. Rydym yn
gweithio’n rheolaidd gyda ffotograffwyr, artistiaid ac ymarferwyr creadigol yn ogystal ag
amrywiaeth eang o sefydliadau partner i ddarparu ystod gyfan ein gwaith.

Mae Ffotogallery yn gwmni nid-er-elw wedi’i gyfyngu trwy warant ac mae’n elusen gofrestredig sy’n derbyn ariannu blynyddol gan Gyngor Celfyddydau Cymru ac arian project o amrywiaeth o ffynonellau cenedlaethol a rhyngwladol.

I gael rhagor o wybodaeth amdanom ni a’n gweithgareddau, ewch i wefan Ffotogallery ar www.ffotogallery.org

Cyfrifoldebau’r ymddiriedolwyr a’r trysorydd

Mae gan bob ymddiriedolwr gyfrifoldeb i sicrhau bod yr elusen yn gweithredu’r dibenion y cafodd ei sefydlu i’w cyflawni. Mae hyn yn golygu y dylai’r ymddiriedolwyr:
• Sicrhau eu bod yn deall diben yr elusen fel y mae wedi ei nodi yn ei dogfen lywodraethol
• Gynllunio’r hyn y bydd yr elusen yn ei wneud, a’r hyn maen nhw eisiau iddi ei gyflawni
• Allu esbonio sut y bwriedir i weithgareddau’r elusen ddatblygu neu gefnogi ei dibenion
• Ddeall sut mae’r elusen o fudd i’r cyhoedd drwy weithredu ei dibenion
• Sicrhau bod yr elusen yn cydymffurfio â’i dogfen lywodraethu a gofynion y gyfraith elusennau

Disgwylir i’r holl ymddiriedolwyr weithredu’n gyfrifol ac yn rhesymol a defnyddio beirniadaeth gadarn wrth reoli asedau’r elusen, gan osgoi risgiau a niwed i enw da a sicrhau atebolrwydd pan fydd tasgau a phenderfyniadau’n cael eu dirprwyo i staff neu wirfoddolwyr.

Mae’r trysorydd yn ymddiriedolwr sydd â rôl benodol ar y bwrdd. Etholir neu penodir y trysorydd i’r rôl hon yn ôl y drefn a ddisgrifir yn nogfen lywodraethu’r elusen. Ni all y trysorydd gymryd rhai dyletswyddau penodol heblaw bod y Bwrdd wedi rhoi caniatâd.

Yn gyffredinol, mae’r trysorydd yn helpu’r ymddiriedolwyr i gyflawni eu cyfrifoldebau ariannol. Gall wneud hynny fel a ganlyn:
• cyflwyno adroddiadau ariannol i’r bwrdd mewn fformat sy’n helpu’r bwrdd i ddeall sefyllfa ariannol yr elusen
• cynghori’r bwrdd ynglŷn â sut i weithredu ei gyfrifoldebau ariannol
• cysylltu gyda’r Cyfarwyddwr a chynghorwyr proffesiynol
• goruchwylio’r gwaith o baratoi a chraffu ar y cyfrifon blynyddol
• sicrhau y cedwir cofnodion cyfrifo cywir, a bod yr adnoddau ariannol yn cael eu buddsoddi’n gywir a’u gwario’n ddarbodus
• cadeirio unrhyw is-grwpiau ariannol ac adrodd yn ôl i’r Bwrdd.

Am ba nodweddion ydyn ni’n chwilio?

• Cefndir ariannol cryf (byddai cymhwyster mewn cyfrifyddiaeth yn fanteisiol)
• Ymrwymiad i’r sefydliad a’i amcanion, ac i’n partneriaid a’r cymunedau a wasanaethwn
• Parodrwydd i neilltuo’r amser a’r ymdrech sy’n angenrheidiol
• Beirniadaeth annibynnol, dda a gweledigaeth strategol
• Y gallu i feddwl yn greadigol
• Parodrwydd i leisio eu barn
• Derbyniad a dealltwriaeth o’r dyletswyddau cyfreithiol, y cyfrifoldebau a’r rhwymedigaethau o fod yn ymddiriedolwr
• Y gallu i weithio’n effeithiol fel aelod o dîm.

Beth yw gofynion y rôl?

Mae ein Bwrdd Ymddiriedolwyr yn cwrdd rhwng pedair a chwe gwaith y flwyddyn (gan gynnwys Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol), naill ai yng Nghaerdydd neu drwy fideo-gynadledda. Mae pob cyfarfod yn para oddeutu 2 awr. Rydym hefyd yn cynnal Diwrnod Allan i’r Bwrdd bob blwyddyn. Gallai’r cyfarfodydd hyn olygu bod angen amser ychwanegol i ddarllen dogfennau paratoi cefnogol ar gyfer cyflwyniad.

Bydd cyfleoedd hefyd i fynd i amrywiaeth o ddigwyddiadau yn ein prif oriel ac mewn lleoliadau eraill sy’n gysylltiedig â’n gwaith partneriaeth. Cewch eich annog hefyd i roi gwybod amdanom i bobl ymysg eich rhwydweithiau eich hun, er mwyn helpu i sicrhau bod cymaint o bobl ag sy’n bosib yn cael mwynhau ein gwaith.

Gall Ffotogallery ad-dalu treuliau allan o boced i ymddiriedolwyr.

Etholir ymddiriedolwyr i wasanaethu am gyfnod o dair blynedd. Ymhob Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol bydd y rheiny sydd wedi gwasanaethu am dair blynedd yn ymddeol o’u swydd neu’n sefyll am ail etholiad. Gall yr ymddiriedolwyr wasanaethu am uchafswm o dri thymor (h.y. 9 mlynedd)

Pa wahaniaeth wnewch chi?

Mae aelodau’r Bwrdd yn chwarae rôl bwysig o ran sicrhau bod y sefydliad yn cael ei
lywodraethu’n dda, yn ogystal â bod yn llysgenhadon i waith y sefydliad a ffotograffiaeth yng Nghymru.

Mae Ffotogallery yn gwmni sefydledig yn y maes celfyddydau gweledol, sydd â hanes cryf o ddarparu rhaglenni cyffrous a diddorol mewn ffotograffiaeth a chyfryngau’r lens. Rydym yn cychwyn cyfnod cyffrous – a heriol heb os - yn ein hanes ac mae hwn yn gyfle gwych i ddylanwadu ar siapio gweledigaeth a strategaeth y blynyddoedd nesaf.

Rydym yn chwilio am unigolion ymroddedig a fydd yn gallu cyfrannu at lwyddiant tymor hir Ffotogallery. Rydym hefyd eisiau adeiladu Bwrdd Ymddiriedolwyr amrywiol sy’n adlewyrchu’r cymunedau lle mae’n gweithio. Gall amrywiaeth gwmpasu pob math o nodweddion yn cynnwys oed, rhyw, ethnigrwydd, anabledd, rhywioldeb, crefydd, cenedligrwydd, profiad a sgiliau. Croesawn geisiadau gan unigolion o bob cefndir a byddem yn annog yn arbennig geisiadau gan ymgeiswyr anabl neu Ddu, Asiaidd a Lleiafrifoedd Ethnig.

Cyn i chi wneud cais
Cyflwynwch CV a nodyn esboniadol os gwelwch yn dda sy’n amlinellu eich diddordeb yn y rôl ac unrhyw brofiad perthnasol sydd gennych.